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Ein Slack-Thread über Compliance und Rekrutierungsdaten

Es begann als eine lockere Diskussion in unserem Slack-Kanal: „Wie lange sollen wir Lebensläufe aufbewahren?“ Eine einfache Frage, aber sie öffnete eine Büchse der Pandora voller Bedenken hinsichtlich Compliance, Vertrauen der Kandidaten und operativer Effizienz. Als Team, das sich auf Rekrutierungstechnologie konzentriert, wurden uns die Auswirkungen der DSGVO zunehmend bewusst, und wir wussten, dass wir uns dem Thema direkt stellen mussten.

Der Kontext: Compliance ist wichtig

Mit dem Inkrafttreten der DSGVO sahen sich Unternehmen, die personenbezogene Daten verarbeiten, strengen Vorschriften gegenüber, wie lange sie diese Daten aufbewahren durften. Insbesondere die Rekrutierungsteams spürten den Druck. Wir speicherten nicht nur Lebensläufe; wir schützten sensible persönliche Informationen, die, wenn sie falsch behandelt wurden, zu hohen Geldstrafen und einem Imageschaden führen konnten. Die Einsätze waren hoch, und wir benötigten eine klare Strategie, die sowohl den gesetzlichen Anforderungen als auch unseren operativen Zielen entsprach.

Das Problem: Unklarheiten in den Aufbewahrungsrichtlinien

Ursprünglich waren unsere Aufbewahrungsrichtlinien vage. Wir hielten Lebensläufe für einen undefinierten Zeitraum auf, was zu einer wachsenden Datenbank mit veralteten Bewerbungen führte. Zum Beispiel hatte ein Kandidat sich 2018 für eine Stelle als Datenanalyst beworben, aber wir hatten seinen Lebenslauf immer noch in unserem System, obwohl wir die Stelle vor Jahren besetzt hatten. Dies führte nicht nur zu einer Überfüllung unserer Datenbank, sondern stellte auch ein Risiko in Bezug auf die Einhaltung dar, da wir uns nicht sicher waren, ob wir diese Daten weiterhin speichern durften.

Was wir zuerst versucht haben: Eine lange Aufbewahrungsfrist

Unser erster Instinkt war, eine lange Aufbewahrungsfrist von fünf Jahren festzulegen, in der Annahme, dass dies die meisten Szenarien abdecken würde. Schließlich wollten wir einen Talentpool für zukünftige Stellenangebote aufrechterhalten. Nach Gesprächen mit unserem Rechtsteam erkannten wir jedoch, dass dieser Ansatz fehlerhaft war. Er berücksichtigte nicht das Prinzip der Datenminimierung gemäß der DSGVO, das betont, dass Daten nur so lange aufbewahrt werden sollten, wie es für den vorgesehenen Zweck notwendig ist.

Der technische Ansatz: Klare Aufbewahrungszeiträume definieren

Wir haben unsere Strategie überarbeitet, um klare Aufbewahrungszeiträume basierend auf der Art der Daten und dem Engagement des Kandidaten zu definieren. Wir haben eine Datenaufbewahrungsrichtlinie implementiert, die Folgendes festlegt:

• Aktive Bewerbungen: Lebensläufe von Kandidaten, die aktiv interviewt werden, werden bis zu 12 Monate gespeichert.
• Talentpools: Für Kandidaten in unserem Talentpool, die ausdrücklich zugestimmt haben, bewahren wir ihre Lebensläufe bis zu 24 Monate auf.
• Inaktive Bewerbungen: Lebensläufe von nicht ausgewählten Kandidaten werden nach 6 Monaten gelöscht.

Diese Struktur ermöglicht es uns, die DSGVO einzuhalten und gleichzeitig mit potenziellen Kandidaten in Kontakt zu treten.

const retentionPolicy = {
  activeApplications: '12 months',
  talentPools: '24 months',
  inactiveApplications: '6 months'
};

Änderungen im Produkt: Saubereres Datenmanagement

Nach der Implementierung dieser neuen Aufbewahrungsstrategie beobachteten wir erhebliche Verbesserungen in unserem Datenbankmanagement. Das interne Team konnte die Kandidatensuche optimieren, die Unordnung reduzieren und die Effizienz steigern. Für unsere Nutzer auf der /jobs-Seite bedeutete dies ein relevanteres Kandidatenerlebnis, da sie nur mit Kandidaten interagierten, die interessiert und verfügbar waren. Darüber hinaus wurde unser Compliance-Auditprozess einfacher, was zu einem erhöhten Vertrauen unserer Nutzer auf /for-companies führte.

Was wir gelernt haben: Wichtige Erkenntnisse

• Datenminimierung ist entscheidend: Nur notwendige Daten aufzubewahren, entspricht der DSGVO und vereinfacht das Management.
• Klare Richtlinien unterstützen die Compliance: Präzise Aufbewahrungsfristen helfen, Risiken zu mindern.
• Vertrauen der Nutzer ist entscheidend: Transparente Richtlinien fördern bessere Beziehungen zu Kandidaten.
• Regelmäßige Überprüfung: Da sich Vorschriften weiterentwickeln, sollten auch unsere Richtlinien angepasst werden. Regelmäßige Überprüfungen sind unerlässlich.

Perspektive der Kandidaten: Verständnis der Datenaufbewahrung

Für Kandidaten ist es wichtig zu wissen, wie lange ihr Lebenslauf aufbewahrt wird, um Privatsphäre und Vertrauen zu gewährleisten. Mit unseren neuen Richtlinien können sich Kandidaten sicher fühlen, dass ihre Informationen nur so lange aufbewahrt werden, wie es notwendig ist und mit ihrer Zustimmung, insbesondere für diejenigen in unseren Talentpools. Sie können auch jederzeit die Löschung ihrer Daten anfordern, um sicherzustellen, dass sie die Kontrolle über ihre persönlichen Informationen haben.

Perspektive der Recruiter: Optimierte Prozesse

Für Recruiter bedeutet die neue Aufbewahrungsstrategie weniger Zeit, die mit dem Durchforsten veralteter Bewerbungen verbracht wird, und mehr Fokus auf die Interaktion mit qualifizierten Kandidaten. Klarheit im Datenmanagement fördert einen effizienteren Rekrutierungsprozess, der es Recruitern ermöglicht, Stellen schneller zu besetzen und gleichzeitig die DSGVO-Vorschriften einzuhalten.

Nächste Schritte: Wachsam bleiben

Obwohl wir erhebliche Fortschritte gemacht haben, gibt es noch Bereiche, die angegangen werden müssen. Wir müssen die Effektivität unserer Aufbewahrungsrichtlinie überwachen und Feedback von Nutzern auf /for-candidates einholen, um sicherzustellen, dass sie ihren Bedürfnissen entspricht. Darüber hinaus beobachten wir mögliche Änderungen in den DSGVO-Vorschriften, die weitere Anpassungen erforderlich machen könnten. Hätten wir von vorne beginnen müssen, hätten wir früher rechtlichen Rat eingeholt, um anfängliche Fehler zu vermeiden. ---