---

Обсуждение в Slack о соблюдении норм и данных о кандидатах

Все началось с непринужденной беседы в нашем канале Slack: "Как долго мы должны хранить резюме?" Простой вопрос, но он открыл ящик Пандоры с проблемами, связанными с соблюдением норм, доверием кандидатов и операционной эффективностью. Поскольку мы команда, сосредоточенная на технологиях рекрутинга, последствия GDPR становились все более очевидными, и мы понимали, что должны решить эту проблему напрямую.

Контекст: Соблюдение норм имеет значение

С вступлением в силу GDPR компании, работающие с персональными данными, столкнулись с жесткими требованиями относительно того, как долго они могут хранить эти данные. Команды рекрутинга, в частности, ощутили давление. Мы не просто хранили резюме; мы защищали чувствительную личную информацию, которая, если ее неправильно обработать, может привести к значительным штрафам и ущербу нашей репутации. Ставки были высоки, и нам нужна была четкая стратегия, соответствующая как юридическим требованиям, так и нашим операционным целям.

Проблема: Нечеткость в политике хранения

Изначально наши политики хранения были нечеткими. Мы хранили резюме неопределенный период, что привело к росту базы данных, заполненной устаревшими заявками. Например, один кандидат подал заявку в 2018 году на должность аналитика данных, но мы все еще имели его резюме в нашей системе, несмотря на то, что эту роль мы уже заполнили несколько лет назад. Это не только загромождало нашу базу данных, но и создавало риски в отношении соблюдения норм, так как мы не были уверены, можем ли мы по-прежнему хранить эти данные.

Что мы пробовали сначала: Долгий срок хранения

Нашим первым инстинктом было установить длительный срок хранения в пять лет, полагая, что это покроет большинство сценариев. В конце концов, мы хотели поддерживать резерв талантов для будущих вакансий. Однако после обсуждения с нашей юридической командой мы поняли, что этот подход ошибочен. Он не учитывал принцип минимизации данных в соответствии с GDPR, который подчеркивает, что данные должны храниться только так долго, как это необходимо для их предполагаемой цели.

Технический подход: Определение четких сроков хранения

Мы пересмотрели нашу стратегию, чтобы определить четкие сроки хранения на основе типа данных и вовлеченности кандидата. Мы внедрили политику хранения данных, которая описывает:

• Активные заявки: Резюме кандидатов, которые активно проходят собеседование, будут храниться до 12 месяцев.
• Резерв талантов: Для кандидатов в нашем резерве талантов, которые дали явное согласие, мы храним их резюме до 24 месяцев.
• Неактивные заявки: Резюме кандидатов, не выбранных на должность, будут удалены через 6 месяцев.

Эта структура позволила нам соблюдать требования GDPR и в то же время поддерживать связь с потенциальными кандидатами.

const retentionPolicy = {
  activeApplications: '12 months',
  talentPools: '24 months',
  inactiveApplications: '6 months'
};

Изменения в продукте: Более чистое управление данными

После внедрения этой новой стратегии хранения мы наблюдали значительные улучшения в управлении нашей базой данных. Внутренняя команда смогла оптимизировать поиск кандидатов, уменьшив загромождение и увеличив эффективность. Для наших пользователей на странице /jobs это означало более актуальный опыт взаимодействия с кандидатами, так как они общались только с заинтересованными и доступными кандидатами. Более того, наш процесс аудита соблюдения норм стал более простым, что привело к повышению доверия со стороны наших пользователей на /for-companies.

Чему мы научились: Основные выводы

• Минимизация данных имеет решающее значение: Хранение только необходимых данных соответствует требованиям GDPR и упрощает управление.
• Четкие политики помогают соблюдению норм: Определение точных сроков хранения помогает снизить риски.
• Доверие пользователей имеет первостепенное значение: Прозрачные политики способствуют лучшим отношениям с кандидатами.
• Регулярный обзор необходим: Поскольку нормы эволюционируют, наши политики также должны меняться. Регулярные обзоры являются важными.

Перспектива кандидата: Понимание хранения данных

Для кандидата важно знать, как долго его резюме будет храниться, что имеет значение для конфиденциальности и доверия. С нашими новыми политиками кандидаты могут быть уверены, что их информация хранится только так долго, как это необходимо, и с их согласия, особенно для тех, кто находится в нашем резерве талантов. Они также могут в любой момент запросить удаление своих данных, что обеспечивает им контроль над своей личной информацией.

Перспектива рекрутера: Оптимизированные процессы

Для рекрутеров новая стратегия хранения означает меньше времени, потраченного на просмотр устаревших заявок, и больше внимания к взаимодействию с квалифицированными кандидатами. Ясность в управлении данными способствует более эффективному процессу рекрутинга, позволяя рекрутерам быстрее заполнять вакансии, оставаясь при этом в рамках требований GDPR.

Следующие шаги: Оставаться бдительными

Хотя мы достигли значительных успехов, есть еще области, которые нужно обсудить. Нам нужно следить за эффективностью нашей политики хранения и собирать отзывы от пользователей на /for-candidates, чтобы убедиться, что она соответствует их потребностям. Кроме того, мы следим за любыми изменениями в регулировании GDPR, которые могут потребовать дальнейших корректировок. Если бы нам пришлось начинать заново, мы бы раньше привлекли юридические консультации, чтобы избежать первоначальных ошибок. ---